E-Mail Archivierung | Bild: geralt, pixabay.com, Pixabay License

Revisionssichere E-Mail Archivierung – ohne Hardwarekosten.

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Seit 2017 ist die E-Mail Archivierung gesetzlich vorgeschrieben.

Jeder Unternehmer – egal wie groß oder klein sein Unternehmen ist – kennt es, die Bürokratie verschlingt einen großen Teil der Ressourcen, sei es Zeit oder Geld. Zwar verspricht jede Landes- und Bundesregierung immer wieder genau daran etwas zu ändern und jetzt garantiert mit dem Bürokratieabbau zu beginnen, doch am Ende passiert genau nichts.

Man könnte sich jetzt lang und breit darüber aufregen, doch dafür fehlt die Zeit. Als Unternehmer muss man Vorschriften manchmal einfach hinnehmen und umsetzen, sonst kann es ungemütlich werden.

Das gilt auch für den Umgang mit E-Mails. Zwar denken viele beim Thema digitale Kommunikation sofort an Datenschutz, was grundsätzlich nicht verkehrt ist, doch das ist nur ein Teil. Die E-Mail Archivierung kommt oftmals noch zu kurz.

Gesetzliche Pflicht

Dabei ist die revisionssichere Archivierung aller geschäftlichen Mails schon seit dem Jahr 2017 gesetzliche Pflicht. Damals wurde beschlossen, dass jede Art von geschäftlicher Korrespondenz, dazu zählen u.a. Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge, archiviert werden muss.

Und dieser kleine Satz hat es mehr in sich, als es zunächst den Anschein hat. Denn er bedeutet, dass wirklich sämtliche Kommunikation, die nicht rein privater Natur ist, archiviert werden muss.

Dabei gelten die folgenden Anforderungen:

  • die Mails müssen dauerhaft und revisionssicher indexiert werden
  • sie müssen unmittelbar auszuwerten sein
  • und sie müssen sofort verfügbar sein

Sollte jemals eine Prüfung durch das Finanzamt erfolgen, und der Prüfer die Korrektheit aller verbuchten Einnahmen checken wollen, dann wird er dafür garantiert die E-Mails der entsprechenden Jahre dazu sehen wollen. Die Archivierung muss dann die Mails in der korrekten Version sofort darstellen können, sonst wird man der gesetzlichen Anforderung nicht gerecht.

Festgehalten sind diese Vorschriften der sogenannten “Buchführungspflicht” in der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und in der GoBD. Zudem müssen das Telekommunikationsgesetz und das Bundesdatenschutzgesetz beachtet werden. Aus diesen gesetzlichen Vorgaben ergibt sich die Pflicht, grundsätzlich alle E-Mails zu archivieren, die mit der unternehmerischen Tätigkeit in Zusammenhang stehen.

Wer dies nicht beachtet, dem drohen sowohl rechtliche als auch steuerliche Konsequenzen, die in der Regel in Geldstrafen münden können.

Soweit sollte es natürlich kein Unternehmer kommen lassen. Eine passende Archivierungslösung muss deshalb umgehend her.

Doch wie funktioniert die E-Mail Archivierung, und was kostet das?

E-Mail Archivierung – so funktioniert es

Eine E-Mail Archivierung ist dafür da, jederzeit einzelne Mails durchsuchbar, indexiert und strukturiert darzustellen. Das kann über entsprechende eigenständige Server und/oder entsprechende Software-Lösungen passieren.

Große Unternehmen haben in der Regel eine eigene IT-Abteilung, die sich sicher bereits mit diesem Thema befasst und dafür eigene Hard- und Software-Lösungen gefunden hat.

Wir wollen uns deshalb mit den kleinen und mittleren Unternehmen und auch Soloselbständigen beschäftigen, denn diese scheuen oftmals komplizierte und teure Archivierungssysteme. Dabei muss eine E-Mail Archivierung weder teuer noch kompliziert sein, wie das Angebot von ESTUGO beweist.

E-Mail Archivierung mit ESTUGO

ESTUGO ist ein Web-Hosting Anbieter und bietet seinen Kunden eine ganze Reihe von Dienstleistungen an. Diese umfassen neben Domains, Servern, dem Shop Hosting und Hosted Exchange auch die rechtssichere E-Mail Archivierung.

Das Besondere an der E-Mail Archivierung von ESTUGO ist, dass diese ohne teure Investitionen und Folgekosten auskommt. Die Anschaffung von teurer eigener Hardware kann man sich damit sparen. Damit ist dieses Angebot perfekt für kleine und mittlere Unternehmen und natürlich für Soloselbständige.

Wie sieht die ESTUGO E-Mail Archivierung konkret aus?

Um die rechtssichere ESTUGO E-Mail Archivierung zu nutzen, ist die Umstellung der vorhandenen E-Mails auf eine Hosted Exchange Lösung notwendig. Sämtliche E-Mails laufen dann über ein Postfach auf dem ESTUGO Server, der im Hintergrund die Mails revisionssicher archiviert und zudem auf SPAM checkt.

Einmal eingerichtet spürt man davon im Alltag nichts mehr. Der Server archiviert und indexiert die Mails, so wie es die rechtlichen Vorgaben fordern. Für Mails, die man von der Archivierung ausschließen möchte oder muss (etwa wegen DSGVO Anforderungen) gibt es ein spezielles Outlook-Plug-In.

Die indexierten Mails sind leicht zu durchsuchen und können so auch noch Jahre später für Anfragen durch das Finanzamt schnell zur Verfügung gestellt werden, oder auch in etwaigen Rechtsstreitigkeiten wirksame Unterstützung bieten.

Die Kosten für diese cloudbasierte E-Mail Archivierung von ESTUGO halten sich im absoluten Rahmen. Pro Postfach fallen nur 12,99 EUR monatlich an (Stand heute). Dafür könnte man sich keine eigenen Hardware hinstellen.

Persönliche Beratung

Wem das alles trotzdem zu kompliziert vorkommt, der kann sich kostenlos und unverbindlich von ESTUGO beraten lassen. Außerdem installiert und wartet ESTUGO die entsprechenden Postfächer und steht ständig mit einem persönlichem Ansprechpartner telefonisch zur Verfügung.

Dass ESTUGO erstklassige Lösungen und einen ebensolchen Support bietet, davon zeugen die zahlreichen Auszeichnungen (Service Hotline Test, Shop Hoster des Jahres 2020 uvm.), die man in den letzten Jahren erringen konnte.

Fazit

Die E-Mail Archivierung ist seit Jahren für alle Unternehmer Pflicht, davor kann sich niemand drücken. Wer als kleiner und mittlerer Unternehmer den Aufwand und die Kosten einer eigenen Hardware-Lösung scheut, der ist sehr gut beraten, sich die E-Mail Archivierung von ESTUGO anzusehen. Die ist rechtssicher und lässt sich leicht in Betrieb nehmen und verursacht nur sehr geringe Kosten.


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Titelbild: geralt, pixabay.com, Pixabay License