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Elektronischer Datenaustausch: Wo liegen die Vorteile?

Die digitale Revolution wird die Unternehmen und die Wertschöpfung stärker verändern als alles andere bisher. Der Einsatz einer ERP Software mit EDI System unterstützt den Mittelstand in diesem Wandel.

Die gerade weltweit grassierende Pandemie hat es gezeigt: Wer heute sein Geschäft nicht digitalisiert hat, der fällt ganz schnell hinten runter, weil er seinen Geschäftsbetrieb unter den verschärften Bedingungen nur schlecht oder gar nicht mehr aufrecht erhalten kann.

Und dabei geht es nur um die Digitalisierung der alltäglichen Geschäftsabläufe, wie Angebote, Rechnungserstellung und die interne und externe Kommunikation. Die digitale Revolution geht aber noch viel weiter, sie wird die Unternehmen als solche und deren Wertschöpfung tiefgreifend verändern. Dabei wird alles bisherige auf den Prüfstand kommen und neue Wege und Entwicklungen werden Eingang ins Unternehmen und in die internen Abläufe sowie den Umgang mit den Kunden und deren Anforderungen finden. Unternehmen, die diese Entwicklung nicht mit tragen können oder wollen, werden in arge Schwierigkeiten kommen.

Die Corona Pandemie erweist sich dabei als echter Katalysator, sie beschleunigt die Digitale Revolution in vorher nicht geahnter Weise. Deshalb wird es für alle Unternehmer gerade jetzt umso wichtiger, sich den neuen Anforderungen zu stellen. Eine zukunftsfähige ERP-Software mit EDI System ist dabei ein integraler Baustein.

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Damit wird eine Softwarelösung beschrieben, die den Geschäftsprozess eines Unternehmens umfassend unterstützt. Dazu zählen alle Bereiche und Tätigkeiten, wie Entwicklung,  Produktplanung, Produktion, Marketing und Verkauf.

Das ERP-System ermöglicht die Steuerung und Automatisierung vieler Aufgaben im Backoffice der Bereiche Technik, Dienstleistung und Personal. Beispielsweise sorgt der Einsatz von Workflows dafür, dass Prozesse vereinfacht, die Mitarbeiterleistung überprüft und die Ergebnisse ausgewertet werden können. Die Leistungsfähigkeit des Unternehmens kann dadurch erheblich gesteigert werden, denn vorhandene Ressourcen im Unternehmen können besser geplant und gesteuert werden. Dadurch ist sowohl eine Steigerung der Produktivität möglich, als auch die Erhaltung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens in Krisenzeiten.

Wer jetzt denkt, das alles wäre nur etwas für große Firmen, der irrt. Eine ERP-Software ist ebenso für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Auch die “Kleinen” setzen bereits heute vielfach auf ERP zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Dies ist eine logische Entwicklung.

Unternehmen, die zunächst nur auf einfache Softwarelösungen für die Buchhaltung und Auftragsverwaltung setzen, stoßen damit beim weiteren Wachstum schnell an deren Grenzen. Die volle Funktionsbreite mit CRM, Fertigung, Lagerverwaltung, Finanzwesen und vielem mehr kann ihnen nur ein ERP-System bieten. Deshalb setzen auch kleinere Unternehmen immer öfter eine ERP Lösung ein, die ihr weiteres Wachstum unterstützt und beschleunigt.

Was ist EDI?

Neben der Optimierung der internen Prozesse mit einem ERP-System gehört zur Bewältigung der digitalen Revolution ein ebenso wichtiger Baustein: der Datenaustausch nach außen. Dafür gibt es EDI, das steht für Electronic Data Interchange.

Ein EDI System sorgt für die Verbindung von Hersteller, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner und deren IT-Systemen. Über standardisierte Wege werden so beispielsweise Geschäftsdokumente ausgetauscht.

EDI System | Foto: StockSnap, pixabay.com, Pixabay License
EDI System | Foto: StockSnap, pixabay.com, Pixabay License

Wo liegen die Vorteile von EDI?

Mit einem  EDI System werden Geschäftsprozesse beschleunigt und durch den Wegfall von manueller Bearbeitung werden Fehler vermieden. Außerdem bekommt man die volle Kontrolle des Waren-, Daten- und Geldflusses.

So werden z.B. Bestelldaten des Kunden automatisch und direkt ins das ERP-System des Lieferanten übertragen. Das beschleunigt die Abläufe erheblich und stellt damit einen großen Wettbewerbsvorteil dar.

Ohne EDI wird es in Zukunft schwierig werden, weiter am Markt zu agieren.

Fazit

Wir stehen vor großen Veränderungen. Die Digitale Revolution ist Gefahr und Chance zugleich, sie wird allen Unternehmen große Anstrengungen abverlangen, wenn sie den kommenden Veränderungen gerecht werden wollen.

Die Pandemie hat in eindrücklicher Weise gezeigt, dass die Digitalisierung der Geschäftsabläufe unabdingbar geworden ist, und sie hat gleichzeitig die Dynamik der Veränderung beschleunigt.

Deshalb muss jedem Unternehmen – egal ob große Firma oder eher klein und mittelständisch – absolut klar sein: In einer Zeit von immer kürzer werdenden Produktzyklen und sich ständig verändernden Logistik- und Prozesskonzepten kann man nur mit einem flexiblen ERP System mit integriertem EDI den Anforderungen heute und in Zukunft gerecht werden. Und kann auch Krisen von außen trotzen.


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